In de eerste mediationbijeenkomst leggen partijen samen met de mediator in een zogenaamde Overeenkomst tot Mediation de afspraken vast over de manier waarop zij gaan werken. Dit zijn o.a. afspraken over de vrijwilligheid, de geheimhouding en de onderlinge communicatie. Voorafgaand aan de eerste mediationbijeenkomst krijgen de partijen van de mediator een concept van die Overeenkomst tot Mediation toegestuurd.

Daarna start de eigenlijke mediation met het onderzoeken van het conflict. Als het conflict goed in kaart is gebracht en de relatie tussen partijen is verbeterd, kan er gebrainstormd worden over mogelijke oplossingen. Niemand kan in deze fase ergens aan gebonden worden en de oplossing kan nog alle kanten op. Als uiteindelijk de voor alle partijen meest bevredigende oplossing gevonden wordt en alle voors en tegens zijn afgewogen, wordt de oplossing vastgelegd in de Vaststellingsovereenkomst. Daarmee is de mediation ten einde.

De mediator heeft de taak om het mediationproces in goede banen te leiden, de juiste vragen te stellen en ervoor te zorgen dat partijen gelijkelijk aan bod komen. Hij stimuleert partijen om hun relatie te verbeteren door effectiever met elkaar te communiceren. Van alle bijeenkomsten wordt door de mediator een kort verslag gemaakt

Hoeveel bijeenkomsten er nodig zijn om te komen tot een oplossing van een conflict, hangt af van partijen en het probleem in kwestie. Het gemiddelde ligt rond de drie gesprekken van twee uur. De bijeenkomsten duren meestal twee à tweeëneenhalf uur.